Tugas 2. Semester 2 - Mail Merge

1. Definisi Mail Merge ?
2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
4. Manfaat Database ?
5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5.
6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
11. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni: Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong !
12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah !
13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
21. Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ?
25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
30. Jelaskan, apakah PDF itu ?
31. Apa kepanjangan PDF itu ?
32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ?

Jawaban.
1. Mail merge adalah fasilitas yang di miliki MS. Word yang memudahkan user dalam pembuatan surat dengan cepat dan hasil yang baik.

2. Unsur pokok mail merge adalah :
Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu tahapan.a. Membuat dokumen dalam bentuk kata isian.b. Membuat tabel database.c. Mengisi database.d. Menggabungkan file. Database (Bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

3. Database atau basis data merupakan bagian sangat penting dalam sebuah proses pengolahan data. Secara definisi, basis data adalah koleksi data yang saling berhubungan dan memiliki arti dan terorganisasi secara rapi. Data tersebut harus dapat diakses dengan urutan yang berbeda-beda secara logis dengan cara yang relative mudah.

4. Manfaat Database
Selain sebagai pengolah data, Database juga digunakan untuk:
a. Menciptakan integrasi antar komputer bahkan antar devisi.
b. Mempermudah sharing data antar pengguna yang memiliki otoritas.
c. Mudah memodifikasi informasi yang ada.
d. Mengurangi adanya data ganda.
e. Data terpusat dan mudah dikelola.

5. Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:
SQL Server, dibuat oleh Microsoft.
MS Access, dibuat oleh Microsoft.
Oracle Database, dibuat oleh Oracle.
MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.
DB2, dibuat oleh IBM.

6. Tahap I Membuat Data Source
* Buat data source di Excel dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap II Membuat Dokumen Master
* Buat dokumen master surat di Word dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen tersebut jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
* Selanjutnya kita akan memilih data source.
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
* Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
* Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
* Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
* Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama
* Lakukan juga hal yang sama pada Alamat
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>

7. Membuat Dokumen Master
* Buat dokumen master surat di Word dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen tersebut jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
* Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
* Selanjutnya kita akan memilih data source.
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
* Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
* Lakukan juga hal yang sama pada Alamat

8. Cara membuat Data Sources (Source data) dalam Mail Merge