Tugas 2. Semester 2 - Mail Merge

1. Definisi Mail Merge ?
2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
4. Manfaat Database ?
5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5.
6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
11. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni: Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong !
12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah !
13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
21. Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ?
25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
30. Jelaskan, apakah PDF itu ?
31. Apa kepanjangan PDF itu ?
32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ?

Jawaban.
1. Mail merge adalah fasilitas yang di miliki MS. Word yang memudahkan user dalam pembuatan surat dengan cepat dan hasil yang baik.

2. Unsur pokok mail merge adalah :
Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu tahapan.a. Membuat dokumen dalam bentuk kata isian.b. Membuat tabel database.c. Mengisi database.d. Menggabungkan file. Database (Bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

3. Database atau basis data merupakan bagian sangat penting dalam sebuah proses pengolahan data. Secara definisi, basis data adalah koleksi data yang saling berhubungan dan memiliki arti dan terorganisasi secara rapi. Data tersebut harus dapat diakses dengan urutan yang berbeda-beda secara logis dengan cara yang relative mudah.

4. Manfaat Database
Selain sebagai pengolah data, Database juga digunakan untuk:
a. Menciptakan integrasi antar komputer bahkan antar devisi.
b. Mempermudah sharing data antar pengguna yang memiliki otoritas.
c. Mudah memodifikasi informasi yang ada.
d. Mengurangi adanya data ganda.
e. Data terpusat dan mudah dikelola.

5. Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:
SQL Server, dibuat oleh Microsoft.
MS Access, dibuat oleh Microsoft.
Oracle Database, dibuat oleh Oracle.
MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.
DB2, dibuat oleh IBM.

6. Tahap I Membuat Data Source
* Buat data source di Excel dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap II Membuat Dokumen Master
* Buat dokumen master surat di Word dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen tersebut jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
* Selanjutnya kita akan memilih data source.
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
* Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
* Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
* Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
* Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama
* Lakukan juga hal yang sama pada Alamat
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>

7. Membuat Dokumen Master
* Buat dokumen master surat di Word dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen tersebut jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
* Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
* Selanjutnya kita akan memilih data source.
* Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
* Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
* Lakukan juga hal yang sama pada Alamat

8. Cara membuat Data Sources (Source data) dalam Mail Merge

Using Windows Vista

Evaluation Of Chapter 4

A. Multiple Choise

1. C
2. D
3. E
4. A
5. B
6. A
7. B
8. C
9. A
10. A

B. Essay

1. Write down the abbreviation and the functions of autoexec.bat.!
2. Explain the steps to copy a folder or a file!
3. Explain the steps to set a printer!
4. Write down the abbrevation of : a) AGP b) POST c) AFM d) RAM
5. What do you know about file with .com extension?

Answer :
1. autoexec.bat is a system file found originally on DOS-type operating systems. It is a plain-text batch file that is located in the root directory of the boot device. The name of the file stands for "automatic execution", which describes its function in automatically executing commands on system startup; the portmanteau was coined in response to the 8.3 filename limitations of the FAT file system family.


2. a. Search the folder or an external stroage device where your data is in
b. Right click the data to be copied
c. Click COPY to copy data or click CUT to move the data
d. Right click on the folder to place the copy result of the data
e. Click PASTE
f. Wait until the process is done which is shown by the ending of paper animation which moves from one folder to another

3. a. Click START MENU
b. CONTROL PANEL choose CLASSIC VIEW
c. Choose PRINTER
d. Choose the printer to be adjusted and right click the printer's icon
e. Choose PRINTING PREFERENCES, and then select FEATURES

4. a. AGP (Accelarted Graphics Port)
b. POST (Power On Self Test)
c. AFM ( Adobe Font Mertics)
d. RAM ( Random Acces Memory)

5. The file name extension .com has been used in various computer systems for different purposes. Originally, the term stood for "Command file" and was a text file containing commands to be issued to the operating system.

Final Evaluation

A.Multiple Choice

1.A. Utility
2.B. Microsoft Excel
3.B. Binary digit
4.E. ROM
5.D. RAM
6.E. Speaker
7.A. WAN
8.D. Wireless
9.E. Perangkat pembuangan
10.D. Print
11.A. Pengolah angka (excel)
12.A. setting monitor
13.B. sistem RAM
14.A. Insert
15.D. control size button
16.A. View
17.B. klik Office button -> klik Open
18.C. membuat kalimat miring
19.E. Save
20.E. Insert In
21.B. Membatalkan perintah Undo
22.B. Insert -> Table
23.D. Mailing
24.D. Styles
25.B. (Picture)
26.D. AutoCorrect
27.A. untuk memilih ukuran huruf
28.B. scroll bar
29.B. Microsoft Office
30.C. Format Paragraph
31.E. (picture)
32.A. WordArt
33.A. (picture)
34.B. symbol
35.C. shut-down

Chapter 5 Using Microsoft Word 2007 Word Processing Software

Evaluation of Chapter 5

A. Multiple Choice

1.  A
2.  C
3.  D
4.  D
5.  B
6.  B
7.  C
8.  A
9.  C
10.D




B. ESSAY

1. What is the difference between first line indent and hanging indent?
2 .How to insert a new column in a table?
3. a. What is ribbon?
    b. Name parts of the ribbon.
4 .a. How to set the spacing in a script?
    b. Name type of scripts.
5. Explain briefly on how to make a mass letter using the mail merge facility.

Answer:
1.*first line: it is to align according to preference, either letters or numbers on the first line of a word or a sentence that has been blocked.
   *hanging indent: it is to align according to preference on the letter or number on the second line, third, and so on within a blocked sentence.
2. a. place the cursor on a table that will be inserted a column.
    b. click the layout tab, look in the Rows & Columns group.
    c. if we are to insert a column on the right side of te table, click Insert Right, whereas to insert a new column on the left side, click Insert Left.
3. a. ribbon is a bar that contains icons to support word processing.
    b. home, insert, page layout, reference, mailing, review, view.
4.A.a. highlight the text to be changed.
       b. click on the home tab, choose a dialog box launcher on the paragrafph group.
       c. on the paragraph dialog box, click indent and spacing.
       d. choose one of thespacing following options.
          singel   : 1 space
          1,5 Lines : 1,5 space
          Double : 2 space
          At least : the spacing is determined according to the minimum size line with the maximum size font
          Exactly : the spacing is determined equally without font adjustment
          Multiple : the spacing is determined by a percentage
       e. click ok to set spacing according to the preference.
   b. Name type of script.
               # Table, Graph, Picture, and Diagram Variations.
    5. Explain briefly on how to make a mass letter using the mail merge facility.
              # Open a new document, then click on the Mailings tab.
              # Choose Start Mail Merge and click Letters.
              # Afterwards, you can make a mail merge main document as seen below.

Tugas 2. OS-Booting-Shutdown-Labels

Kelas X Semester 1 Kompetensi Dasar 1.1. Bentuk Tugas Individu Lama Tugas 1 Minggu


Petunjuk Kerja :

1. Kerjakan di Blog Anda masing-masing sebagai Postingan Hasil Kerja Anda Sendiri !
2. Sebelum klik PUBLISH POST (Terbitkan Entri/Postingan), buatlah Kelompok Topiknya (Labels) ! Lihat contohnya !
   

         

1. Jelaskan minimal 3 perbedaan antara Cool Booting dengan Warm Booting !
2. Sebutkan secara urut dan bijaksana Cara Booting Komputer sampai masuk kondisi siap diperintah oleh Computer User !
3. Sebutkan secara urut dan bijaksana Cara Menyimpan Dokumen secara aman, misalnya Ms Office Word ! Oleh sebab itu, buatlah Dokumen singkat hanya 13 baris ! Topik bebas yang penting etis dan bagus !
4. Sebutkan Cara Menutup Lembar Halaman Kerja, misalnya Ms Office Word yang benar, aman dan bijaksana dari Dokumen yang telah Anda buat pada Soal Nomor 3 di atas !
5. Sebutkan Cara Menutup Lembar Halaman Kerja Bergaya Rampok Edan dari Dokumen yang telah Anda buat pada Soal Nomor 3 di atas !
6. Sebutkan Cara Keluar dari Lembar Halaman Kerja yang benar, aman dan bijaksana atas Dokumen yang telah Anda buat pada Soal Nomor 3 di atas ! Jelaskan manfaatnya  ! 
7. Sebutkan Cara Keluar dari Lembar Halaman Kerja Bergaya Rampok Gila atas Dokumen yang telah Anda buat pada Soal Nomor 3 di atas ! Jelaskan bahayanya !  
8. Sebutkan secara urut dan bijaksana Cara Shut Down (Turn Off) ! Jelaskan Manfaatnya ! 
9. Sebutkan Cara Shut Down (Turn Off) Model Rampok Edan bin Gila ! Jelaskan bahayanya !
10. Sebutkan hikmah dari 9 Tugas di atas !
11. Sebutkan manfaat membuat Labels Postingan !

* PSPB 2x  (Pengharapan SUHU,"Pekerjaanmu Bagus Plus Selanjutnya,"Pengetahuaannya Berkembang") *


Sumber   :    http://suhupspbwongtubanronggolawez21.blogspot.com/2009/11/tugas-2-os-booting-shutdown-labels.html

Bab 2. Tugas-3. Penugasan SUHU Pendempal Bathukmu ... !!!

Petunjuk  :  Sama dengan Tugas-2.
Materi      :  Fungsi & Proses Kerja Peralatan TIK - Brainware.

Pertanyaan :

1. Komputer baru bisa dioperasikan bilamana memenuhi 3 syarat pokok yang menjadi komponen utamanya. Bilamana tak dipenuhi, ya mana mungkin bisa dipakai. 
2. Jelaskan perbedaan di antara Brainware, Hardware dan Software !Pertanyaannya, jelaskan 3 syarat pokok yang dimaksud !
3. Siapakah-apakah Brainware Komputer itu  ?
4. Sebutkan minimal 3 peran khusus  Brainware Komputer sebagai Produsen sekaligus Vendor !  Contohnya ?
6. Sebutkan minimal 3 peran khusus  Brainware Komputer sebagai Distributor alias Vendor !  Contohnya ?
7. Sebutkan minimal 3 peran khusus  Brainware Komputer sebagai  Konsumen User Komputer secara Umum ? Contohnya ?
8. Sebutkan minimal 3 peran khusus  Brainware Komputer sebagai  User Komputer sebagai Programmer ? Contohnya ?
9. Sebutkan minimal 3 peran khusus  Brainware Komputer sebagai  User Komputer yang berasal dari Kelompok White Hacker ? Contohnya ?
   
10. Sebutkan minimal 3 peran khusus  Brainware Komputer sebagai  User Komputer yang berasal dari Kelompok Black Hacker (Cracker) ? Contohnya ?
11. Sebutkan minimal 3 peran khusus  Brainware Komputer sebagai  User Komputer yang berasal dari Kelompok Helper Hacker (Preacker) ? Contohnya ?
12. Sebutkan hikmah yang diperoleh usai  mengerjakan Tugas di atas  !

PSP,"B ! "  (Pada Saat Pengerjaan,"Berseriuslah !)




Sumber   :   http://suhupspbwongtubanronggolawez21.blogspot.com/2009/11/bab-2-tugas-3-penugasan-suhu-pendempal_29.html

Tugas 1. Membuat E-mail dan Blogspot

• Bacalah semuanya, sebelum mengerjakannnya !!!
• Setelah mendapatkan Petunjuk SUHU, Pintaku Begini :

1. Buatlah E-mail bisa via Google, Yahoo, Microsoft, dll. ! 
2. Catat User Name dan Passwordnya di Buku Catatan Anda dan simpan pula di HP setelah pulang sekolah ! Andapun Wajib Ingat alias Tak Boleh Lupa !!!
   
3. Buatlah Weblog bergaya Blogspot dan jadikan E-mail Anda sebagai LOGIN ke http://www.blogger.com ! Ikuti 3 (Tiga)  Langkah Utama Yang Telah Ditentukan oleh Pihak Blogger.Com  ! 
4. Bilamana sudah jadi Blognya, maka jangan lupa mencatat Alamat Website Anda alias URL (Uniform Resource Locator) Anda !
5. Untuk sementara waktu, Anda jangan bingung urusan Background/Template. Silahkan pilih sesukanya ! Yang penting, sudah memiliki Website Berbasis CMS Bergaya Blog (WEBLOG) yakni BLOGSPOT.
6. Bilamana ada pernyataan BLOG ANDA SUDAH JADI, maka silahkan Klik Kiri 1x pada tulisan KELUAR (SIGN OUT) yang berada di Pojok Kanan Atas. Lalu cobalah untuk masuk ke Alamat Weblog Anda dengan cara mengetikkan Alamat URL Anda di Address Bar, misalnya memakai Layanan Search Engine Google. Contoh :  http://suhupspbronggolawez21.blogspot.com
   
7. Senyampang belum menghiasi Template, maka sebaiknya gantilah terlebih dahulu lewat Layanan Gratis Template untuk BLOGSPOT, misalnya lewat http://www.phyzam.com.
8. Bilamana selesai semua, maka segeralah Anda menyetorkan ke SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21 untuk didokumentasikan yakni :

• Alamat E-mail Anda tanpa Password, sebab Password merupakan Hak Privacy Anda. SUHU dan Orang Lain tak boleh tahu kecuali Anda mengijinkan untuk suatu keperluan.
• Alamat URL Anda.
  

Catatan :

1. Bilamana Anda hanya ingin melihat Isi Website Anda yang sudah pernah dibuat, Anda langsung mengetikkan Alamat URLnya di Address Bar.
2. Bialamana Anda ingin mengelola alias utheg-utheg bin utak-atik Blognya baik Artikelnya, Desain Templatenya, dan Gadget atau Widgetnya, maka selalu gunakan Alamat E-mail dan Password Anda. Untuk ini, Anda harus masuk dulu ke http://www.blogger.com, lalu ketikkan Alamat E-mail dan Passwordnya untuk LOGIN.
3. Bilamana sudah merasa cukup untuk mengelola Blognya, maka jangan lupa selalu Klik Kiri 1x pada perintah KELUAR (SIGN OUT) demi alasan SECURITY KARYA ANDA.
4. Bilamana Ada kendala, segeralah melapor ke SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21.
5. Blog Anda sebagai media untuk menaruh Tugas-Tugas yang Akan SUHU berikan dan selebihnya sebagai Ajang Kreatifitas Anda.

Sumber   :    http://suhupspbwongtubanronggolawez21.blogspot.com/2009/11/tugas-1-membuat-e-mail-dan-blogspot.html